Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist bereits Gesetz. Für Hosting-Provider und MSPs, die Monat für Monat viele B2B-Rechnungen an Geschäftskunden stellen, ist das besonders relevant: Ihr seid genau die Unternehmen, die die neuen Formate senden und empfangen müssen. Wer jetzt die Weichen richtig stellt, hat später keinen Stress. Wer wartet, riskiert, dass am Stichtag die Abrechnung klemmt.
Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und zeigt, worauf es bei der Umsetzung ankommt.
Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Steuerberatung. Bitte gleiche die konkreten Pflichten mit deinem Steuerberater ab.
Der wichtigste Irrtum vorweg: Eine PDF ist keine E-Rechnung
Viele denken, sie seien längst „digital", weil sie Rechnungen als PDF per E-Mail verschicken. Das ist ein Trugschluss. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz – in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Eine klassische PDF gilt weiterhin nur als „sonstige Rechnung" und ist nur zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle. Jedes inländische B2B-Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt ausnahmslos, auch für Kleinunternehmen. Ein reines PDF-Postfach reicht dafür nicht mehr aus.
2025 bis 2026 – Übergangsphase beim Ausstellen. In diesem Zeitraum dürfen Rechnungssteller noch „sonstige Rechnungen" (Papier oder – mit Zustimmung – PDF) verschicken.
Bis Ende 2027 – Erleichterung für Kleinere. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen noch bis Ende 2027 in anderen Formaten fakturieren.
Ab 1. Januar 2028 – Ausstellungspflicht für alle. Dann müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als echte E-Rechnung versendet werden.
Für die meisten Hoster heißt das konkret: Empfangen musst du längst, Ausstellen kommt je nach Umsatz 2027 oder 2028 – und die Vorbereitung darauf beginnt sinnvollerweise jetzt, nicht kurz vor knapp.
Warum das für Hoster mehr Arbeit ist als für andere
Ein normaler Dienstleister schreibt wenige Rechnungen im Monat. Ein Hosting-Provider mit wiederkehrender Abrechnung erzeugt Hunderte oder Tausende – automatisiert, in Serie, über mehrere Produkte und Zahlungsperioden. Wenn diese Massenrechnungen künftig alle als XRechnung/ZUGFeRD im korrekten Format, mit korrekten Pflichtfeldern und GoBD-konform archiviert erzeugt werden müssen, ist das keine Handarbeit mehr – das muss dein Abrechnungssystem beherrschen.
Worauf du bei der Umsetzung achten solltest
- Erzeugt dein System strukturierte Formate? XRechnung/ZUGFeRD ab Werk, nicht als PDF-Anhang.
- Fließen die Belege sauber in deine Buchhaltung? Idealerweise direkt nach lexoffice, sevDesk oder DATEV, damit nichts doppelt gepflegt wird.
- Sind die Rechnungen revisionssicher archiviert? GoBD-Konformität ist Pflicht.
- Skaliert das bei Massenrechnungen? Wiederkehrende Abrechnung darf durch das neue Format nicht langsamer oder fehleranfälliger werden.
Wie hostware dich hier entlastet
hostware ist als All-in-One Business Suite für Web-Hosting-Provider und MSPs im DACH-Raum gebaut – „Made in Germany" und auf die deutschen Anforderungen ausgerichtet. Rechnungen werden nicht in einem Insel-System erzeugt, sondern synchronisieren nahtlos in deine bestehende Buchhaltung wie lexoffice oder sevDesk, aus der heraus die konformen Formate und die revisionssichere Ablage laufen. So bleibt deine wiederkehrende Massenabrechnung automatisiert – und die E-Rechnungs-Pflicht wird vom Stressfaktor zur Fußnote.
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